Du liebst es, wenn Dinge laufen, bevor andere überhaupt merken, dass sie organisiert werden mussten? Du behältst den Überblick zwischen Büroalltag, Dienstleistern, Team-Events, Reisen, Empfang, Ausstattung und kleinen Alltagskatastrophen — und sorgst dabei dafür, dass sich Kolleginnen, Kollegen, Gäste und Partner gut betreut fühlen?

Dann suchen wir dich als Office & Event Manager / Backoffice Assistant für unser Office in Frankfurt am Main.

In dieser Rolle bist du die zentrale organisatorische Schnittstelle für unser Büro, unser Team und interne sowie externe Veranstaltungen. Du sorgst dafür, dass unser Arbeitsumfeld professionell, gut strukturiert und angenehm ist — mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung, Organisationstalent und Serviceorientierung.

Office Management & Backoffice

Du übernimmst die operative Organisation unseres Frankfurter Offices und sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos funktioniert. Dazu gehören insbesondere:

• Organisation und Verwaltung von Bürobedarf, Verbrauchsmaterialien und allgemeiner Office-Ausstattung
• Betreuung des Empfangs, von Besucherinnen und Besuchern sowie Paketannahme
• Abstimmung mit Vermieter, Hausmeisterservice, Handwerkern und externen Dienstleistern
• Bewirtschaftung von Marketingmaterialien und Werbemitteln
• Koordination von Berufsgenossenschaft, Arbeitssicherheit, Betriebsarzt und Ersthelfer-Themen

Employee Equipment & Onboarding

Du unterstützt dabei, dass neue Mitarbeitende gut starten und bestehende Kolleginnen und Kollegen optimal ausgestattet sind. Dabei arbeitest du eng mit IT, HR und den Fachbereichen zusammen.

• Organisation und Nachverfolgung der Mitarbeiter-Ausstattung wie PC, Smartphone und Home-Office-Ausstattung
• Koordination von Welcome Packages, Arbeitsplatzvorbereitung und Onboarding-Materialien
• Sicherstellung, dass neue Kolleginnen und Kollegen vom ersten Tag an produktiv arbeiten können

Travel Management & Hospitality

Du unterstützt unsere Teams bei Reise- und Hotelbuchungen und sorgst für eine strukturierte, zuverlässige Abwicklung.

• Organisation von Geschäftsreisen, Flügen, Hotels und Transfers
• Unterstützung bei Reiseplanung für interne und externe Termine

Team Events & Office Culture

Du planst und organisierst interne Veranstaltungen und sorgst dafür, dass aus guten Ideen gut umgesetzte Events werden.

• Planung und Organisation von Team-Events, Office-Events und internen Feiern
• Auswahl der Veranstaltungsorte, Koordination von Catering, Ablaufplanung und Dienstleistern
• Organisation von Geschenken und kleinen Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen
• Sicherstellung einer professionellen Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen

Marketing-, Sales- & Partner-Event-Support 

Du unterstützt bei externen Veranstaltungen und arbeitest dabei eng mit Marketing, Sales und anderen internen Teams zusammen.

• Unterstützung bei Messen und Partnerveranstaltungen
• Koordination von Materialien, Giveaways, Versand, Logistik und Ausstattung
• Unterstützung bei der Nachbereitung von Veranstaltungen und Events

Must-have

• Erfahrung im Office Management, Backoffice, Assistenzbereich, Veranstaltungs- und Reisemanagement
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Erfahrung in der Organisation von Team-Events oder internen Firmenveranstaltungen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office / Microsoft 365
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit mit internationalen Kolleginnen, Kollegen, Partnern oder Dienstleister

Nice-to-have

• Grundverständnis für IT-Equipment, Onboarding-Prozesse oder Asset-Verwaltung
• Bereitschaft, die Rolle als betriebliche Ersthelferin / betrieblicher Ersthelfer zu übernehmen oder eine entsprechende Schulung zu absolvieren
• Erfahrung in einem technologieorientierten, wachsenden oder internationalen Umfeld

Das zeichnet dich aus
Du bist eine Person, die Dinge sieht, bevor sie zum Problem werden. Du arbeitest gerne hands-on, denkst mit und schaffst Struktur, ohne unnötig kompliziert zu werden. Du kannst freundlich, aber hartnäckig sein, wenn etwas erledigt werden muss, und bleibst auch dann souverän, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf deinem Tisch landen.
Du magst es, wenn Menschen gerne ins Büro kommen, Events gut vorbereitet sind, Gäste einen professionellen Eindruck bekommen und Kolleginnen und Kollegen sich auf dich verlassen können.
Kurz gesagt: Du bist das organisatorische Rückgrat unseres Office-Alltags.
Unsere Mission: Digitale Gewissheit schaffen
Bei Nextron Systems schaffen wir digitale Gewissheit. Wir glauben, dass inmitten des Chaos eines Cyberangriffs Klarheit die ultimative Waffe ist. Deshalb entwickeln wir hochmoderne Lösungen zur Bedrohungserkennung, die Licht ins Dunkel bringen und Sicherheitsexperten die Kontrolle zurückgeben.

Was wir tun
Wir sind ein führendes deutsches Technologieunternehmen, spezialisiert auf Threat Detection, Forensik und Compromise Assessments. Sicherheitsexperten und Forensiker in über 30 Ländern vertrauen auf unsere Tools, THOR und ASGARD, um ihre kritischsten Assets zu schützen. In Unterscheidung zu herkömmlichen Lösungen sind wir führend in der Erkennung von versteckten Advanced Persistent Threats (APTs). Indem wir Bedrohungen wie Industriespionage, Ransomware und systemische Anomalien identifizieren, geben wir unseren Kunden die notwendigen Hinweise, um sich wirksam zu verteidigen.

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