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Posted 1mo ago

Office Manager H/F

@ Alice & Bob
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Paris, Île-de-France, France
OnsiteFull Time
Responsibilities:Manage operations, Coordinate suppliers, Oversee onboarding
Requirements Summary:Experience in office management, supplier management, budget tracking, and strong organization with service mindset; fluent in French and English.
Technical Tools Mentioned:Slack, Microsoft 365, Notion, Precoro
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Job Description
Alice & Bob développe le premier ordinateur quantique universel et tolérant aux pannes afin de résoudre les problèmes les plus complexes au monde.
L'ordinateur quantique que nous envisageons de construire repose sur un nouveau type de qubit supraconducteur : le qubit Schrödinger cat 🐈‍⬛. Comparés à d'autres plateformes supraconductrices, les qubits cat ont la capacité étonnante de mettre en œuvre de manière autonome la correction d'erreurs quantiques !

Nous sommes une équipe diversifiée de plus de 140 esprits brillants provenant de plus de 20 pays, unis par un seul objectif : révolutionner l'informatique grâce à une machine quantique pratique et tolérante aux pannes. Êtes-vous prêt à relever des défis sans précédent et à contribuer à révolutionner la technologie ? Rejoignez-nous et façonnons ensemble l'avenir de l'informatique quantique !

OBJECTIF DU POSTE: 

L’Office Manager gère nos bureaux afin d’offrir un environnement de travail fiable, sûr et de haute qualité, en cohérence avec la culture et les objectifs RSE d’Alice & Bob.

Rattaché(e) à la VP People & Culture, il/elle supervise les opérations et les services du bureau pour accompagner les employés sur site.

Dans ce rôle, vous interagirez au quotidien avec de nombreux interlocuteurs internes (People & Culture, IT, Marketing & Communication, Construction & Facilities, Achats, Sécurité & Sûreté, Finance, managers et employés) ainsi qu’avec des partenaires externes (propriétaire, prestataires de maintenance et de nettoyage, fournisseurs de bureau et de restauration, prestataires de voyage et autres services liés aux bureaux).

Ce poste n'est pas ouvert au télétravail.



OBJECTIF DU POSTE: 

L’Office Manager gère nos bureaux afin d’offrir un environnement de travail fiable, sûr et de haute qualité, en cohérence avec la culture et les objectifs RSE d’Alice & Bob.

Rattaché(e) à la VP People & Culture, il/elle supervise les opérations et les services du bureau pour accompagner les employés sur site.

Dans ce rôle, vous interagirez au quotidien avec de nombreux interlocuteurs internes (People & Culture, IT, Marketing & Communication, Construction & Facilities, Achats, Sécurité & Sûreté, Finance, managers et employés) ainsi qu’avec des partenaires externes (propriétaire, prestataires de maintenance et de nettoyage, fournisseurs de bureau et de restauration, prestataires de voyage et autres services liés aux bureaux).

Ce poste n'est pas ouvert au télétravail.



OBJECTIF DU POSTE: 
L’Office Manager gère nos bureaux afin d’offrir un environnement de travail fiable, sûr et de haute qualité, en cohérence avec la culture et les objectifs RSE d’Alice & Bob.
Rattaché(e) à la VP People & Culture, il/elle supervise les opérations et les services du bureau pour accompagner les employés sur site.
Dans ce rôle, vous interagirez au quotidien avec de nombreux interlocuteurs internes (People & Culture, IT, Marketing & Communication, Construction & Facilities, Achats, Sécurité & Sûreté, Finance, managers et employés) ainsi qu’avec des partenaires externes (propriétaire, prestataires de maintenance et de nettoyage, fournisseurs de bureau et de restauration, prestataires de voyage et autres services liés aux bureaux).
Ce poste n'est pas ouvert au télétravail.


Responsabilités:

1. Exploitation des bureaux et accueil (B1/B2)

  • Coordonner la présence à l’accueil avec l’agent de sécurité
  • Garantir un accueil de haute qualité pour les employés et les visiteurs
  • Gérer les demandes des employés et en assurer le suivi

    • 2. Environnement de travail, fournisseurs et propriétaire

    • Maintenir et améliorer les espaces de travail et les zones communes
    • Coordonner les prestataires internes et externes ainsi que le propriétaire
    • Sélectionner les fournisseurs en intégrant des critères RSE et d’impact environnemental/social

      • 3. Stocks, achats et budget des bureaux

      • Gérer les stocks de consommables et de fournitures de bureau
      • Traiter les commandes et contrats liés aux bureaux dans le respect de l’éthique et de la conformité
      • Suivre le budget des bureaux et contribuer au reporting

        • 4. Parcours collaborateur

        • Gérer l’onboarding lié aux bureaux et les visites des installations
        • Organiser des événements internes (récurrents et ponctuels)
        • Soutenir l’équipe People & Culture sur les sujets liés à la culture d’entreprise

          • 5. Voyages, sécurité et projets transverses

          • Gérer les réservations de déplacements, les procédures associées et les notes de frais
          • Contribuer aux sujets de sécurité et de conformité réglementaire (y compris le DUERP)


Profil recherché:
  • Expérience confirmée en gestion de bureau et des environnements de travail
  • Maîtrise de la gestion des fournisseurs et du suivi d’un budget opérationnel
  • Capacité à améliorer et structurer des processus et procédures
  • Fort sens de l’hospitalité et de la qualité de service
  • Excellentes compétences en organisation, priorisation et suivi des actions
  • Très bonnes compétences interpersonnelles et de communication
  • Sensibilité aux enjeux RSE et à l’impact environnemental et social
  • Maîtrise des outils : Slack, Microsoft 365, Notion, Precoro (ou équivalent)
  • Fiabilité, sens du service, des responsabilités, de la discrétion et de la confidentialité
  • Goût pour la résolution de problèmes concrets et l’amélioration de l’expérience collaborateurs
  • Formation Bac +3 (ou équivalent) dans un domaine pertinent ou expérience équivalente
  • Maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral)
  • Expérience de 3 à 5 ans en office management, gestion des environnements de travail ou hôtellerie
    • Une expérience dans un environnement startup est un plus, et dans la tech un atout supplémentaire


    Avantages :

    - Notre succès est le votre : devenez actionnaire de notre succès grâce aux BSPCE
    - Rémunération directe en actions : primes pour brevets quantiques fondamentaux.
    - Politique de télétravail flexible, jusqu'à 40 % par mois
    - Plan parental: avantages parentaux additionnels (garde/congés)
    - Adhésion subventionnée avec Urban Sports Club
    - Accompagnement en santé mentale avec moka.care
    - Politique de 25 jours de congés (conformément à la législation française) + le RTT
    - 50% des frais de transport ou allocation vélo
    - Mutuelle avec Alan
    - Tickets restaurant avec Swile + un accès à une cuisine entièrement équipée et régulièrement approvisionnée
    -Cours de français pris en charge par l'entreprise



    Des études montrent que les femmes peuvent hésiter à postuler à ce poste si elles ne correspondent pas à 100 % aux exigences énumérées. Cette liste est indicative, et nous serions ravis de recevoir votre candidature même si vous pensez ne correspondre qu'en partie au profil recherché. Nous cherchons à constituer des équipes innovantes, et non pas simplement à cocher des cases sur une fiche de poste.

    Vous rejoindrez l'une des startups les plus innovantes de France à un stade précoce, pour faire partie d'une équipe passionnée et conviviale dont la mission est de construire le premier ordinateur quantique universel !

    Nous aimons partager et apprendre les uns des autres, vous serez donc certain d'innover, de développer de nouvelles idées et d'avoir l'espace nécessaire pour vous épanouir.