L’École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Spécialisée dans l’enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l’ÉTS, l’environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que l’ÉTS offre ? Découvrez tous nos avantages et conditions de travail ici : Les avantages de travailler à l’ÉTS.

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Secrétaire de direction. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.

Quel sera votre impact en tant que secrétaire de direction au Service des finances?

Vous apportez un soutien direct à la direction dans la réalisation de son mandat en contribuant aux opérations administratives, financières, matérielles et organisationnelles du Service des finances ainsi qu’à tout autre dossier relevant de la mission de l’unité. En l’absence de la direction, vous assurez le suivi de certaines activités, veillez à la continuité des opérations et contribuez au bon fonctionnement du service.

Au quotidien, vous serez responsable de : 

• Assister la direction et l’équipe de gestion du Service des finances dans la coordination et le suivi des activités administratives, financières et organisationnelles du secteur. 
• Assurer la gestion des communications administratives, incluant le traitement des appels, du courrier, des courriels et des demandes d’information relevant du service.
• Effectuer le suivi des dossiers, des décisions et des échéanciers administratifs afin d’assurer la réalisation des activités dans le respect des procédures et des priorités établies.
• Organiser l’agenda de la direction, coordonner les réunions, préparer la documentation requise et assurer les suivis administratifs nécessaires.
• Participer aux opérations financières du service, notamment au suivi de la petite caisse, à la saisie de données financières, à la vérification de certaines transactions et au soutien administratif en période de pointe.
• Préparer, réviser et mettre en forme divers documents administratifs tels que rapports, procès-verbaux, tableaux, présentations PowerPoint et documents destinés aux différentes instances.
• Assurer la gestion documentaire du service, incluant le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers et systèmes informatisés.
• Collaborer au bon fonctionnement des différents secteurs du Service des finances en offrant un soutien administratif transversal et en contribuant à l’amélioration continue des processus et outils de travail.
   

Scolarité:

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expérience:

• Minimum de quatre (4) années d'expérience pertinente

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI :

Autres habiletés:

• Vous maîtrisez la suite Microsoft Office et les outils collaboratifs Microsoft 365, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
• Structuré, rigoureux et autonome, vous savez gérer efficacement plusieurs dossiers simultanément tout en assurant un suivi rigoureux et le respect des échéanciers.
• Vous faites preuve de professionnalisme, de discrétion et de jugement dans la gestion des priorités et des informations confidentielles.
• Votre esprit de collaboration et vos habiletés relationnelles vous permettent d’établir des relations de travail positives et efficaces.
• Vous possédez un excellent sens du service à la clientèle et une approche orientée vers les solutions.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe ?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d’une entrevue.

 Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!