• Was? Netzwerktreffen von ca. 10–20 hochrangigen Führungskräften mittelgroßer und großer Firmen, in entspannter Atmosphäre, bei gutem Essen und Trinken.
  
• Wann? 1 Mal im Monat, immer dienstags, mittwochs oder donnerstags von 18:30 bis 23:00 Uhr. Du solltest möglichst immer dabei sein können. Die Termine stehen mindestens 3 Monate im Voraus fest.
• Wo? In Feinkostrestaurants im Zentrum von Zürich.

• 1 Stunde Vorbereitung
• 4–5 Stunden beim Event
• 1–2 Stunden Nachbereitung

Deine Aufgabe:

Du bist verantwortlich für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer regelmäßig stattfindenden "Confidential Forums".

Vorbereitung:

• Ausdrucken und vorbereiten von Namensschildern und Fragebögen für die Teilnehmer:innen sowie einiger anderer Unterlagen für den Confidential Forum Host.

• Mitbringen anderer kleinerer Materialien, wie Stifte und Clipboards

• Einprägen der Teilnehmernamen, sodass Du diese bei Ankunft persönlich begrüßen kannst.

Während des Confidential Forums:

• Kleinere Vorbereitungen des Veranstaltungsorts und letzte Absprachen mit dem Event Host und dem Personal der Location, bevor die Gäste eintreffen.

• Freundliche Begrüßung der Gäste und Überreichen der Namensumhänger.

• Abhaken und Füllen der Teilnehmerliste und Deiner Aufgabenliste.

• Sicherstellen, dass das Service-Personal die Gäste mit ausreichendem Essen und Getränken versorgt, oder selbst aktiv nach Getränkewünschen fragen.

• Unterstützung des Confidential Forum Hosts bei sämtlichen Angelegenheiten während des Events.

• Aufnehmen von Fotos der Veranstaltung für soziale Medien.

• Filmen der Vorstellungsrunde, sodass wir die Teilnehmenden nach dem Event, basierend auf deren genannten Herausforderungen und Erfahrungen, miteinander verknüpfen können.

• Sicherstellen, dass die Agenda vom Confidential Forum Host grob eingehalten wird.

• Sicherstellen, dass die Gäste einen Exit-Fragebogen vor Verlassen des Events ausfüllen und diese einsammeln.

• Kurzes Interview mit dem Event Host durchführen und aufnehmen. 

Nachbereitung noch am Abend des Events:

• Ausfüllen eines eigenen kleinen Fragebogens, um uns Feedback zum Event zu geben.

• Ergänzen der Teilnehmerliste mit den bei der Vorstellungsrunde genannten Herausforderungen und den Erfahrungen der Teilnehmenden (unterstützt durch die Videoaufzeichnung).

• Sicherstellen, dass die Teilnehmerliste vollständig und korrekt gefüllt ist.

• Upload der Teilnehmerliste sowie sämtlicher Fragebögen, Bilder und Videos.

Deine Ziele: 

• Above & beyond guest experience: Wir bieten erstklassigen Service, um einen unvergesslichen Aufenthalt bei unseren Confidential Forums zu gewährleisten. Dazu übertreffen wir die Erwartungen unserer Community-Mitglieder und konzentrieren uns auch auf Kleinigkeiten, denn diese sind am Ende ausschlaggebend.

• Saubere Arbeitsweise: Du lässt bei der Vor- und Nachbereitung der Events große Sorgfalt walten. Speziell stellst Du sicher, dass uns die Teilnehmerliste, Fragebögen, Bilder und Videos absolut vollständig und noch am Abend des Events erreichen.

• Proaktive Kommunikation: Du kommunizierst proaktiv, wenn Du Feedback oder Anregungen hast, oder Dir ein Missgeschick unterlaufen ist. Denn nur so können wir immer besser werden.

• Du verfügst über mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Hotellerie (bevorzugt Empfang oder Service),  Gastronomie oder High End Eventbranche und weißt somit, was exzellenten Service ausmacht

• Du gehst sicher und professionell mit internationalen Gästen und Führungspersonen um

• Du sprichst muttersprachliches Deutsch und kannst flüssig auf Englisch kommunizieren

• Du bringst vollen Einsatz, bist proaktiv und hast Lust Gas zu geben

• Du bist zuverlässig und lässt große Sorgfalt bei der Vor- und Nachbereitung der Confidential Forums walten

• Du bist offen für Feedback und neue Ideen

• Wettbewerbsfähige Vergütung von 210 € pro Event.
• Gute Planbarkeit, da die Event-Termine mindestens 3 Monate im Voraus feststehen.
• Direkter Kontakt zu hochrangigen Entscheidungsträger:innen, renommierter Unternehmen und Einblicke in deren Denken, Handeln und Herausforderungen.
• Spannende Einblicke in aktuelle Trends und Herausforderungen verschiedener Branchen.
• Entwickeln organisatorischer und kommunikativer Fähigkeiten sowie Erfahrungen im Eventmanagement sammeln.