T�RMINOS DE REFERENCIA (TDR)

CONTRATACI�N DE SERVICIOS INTEGRALES PARA DOS EVENTOS DE CIERRE DE

CAMPA�A � PROYECTO AECID

1. Antecedentes

HIAS implementa un proyecto financiado por la Asociaci�n Espa�ola de Cooperaci�n

Internacional para el Desarrollo, AECID, orientado a fortalecer la protecci�n en la acci�n

humanitaria en Dari�n, mediante la mejora de la calidad, eficiencia, acceso y cobertura de

los servicios integrales de salud, con �nfasis en salud sexual y reproductiva para

poblaciones en situaci�n de vulnerabilidad. El proyecto incorpora transversalmente los

enfoques de g�nero, edad y diversidad, promoviendo los derechos de mujeres, ni�as y

adolescentes en contextos humanitarios.

Como parte del cierre de dicho proyecto, titulado �Fortaleciendo el acceso a los derechos

fundamentales en materia de salud de la poblaci�n rural vulnerable de Dari�n,

Panam� y del cierre de la campa�a �Mi Salud, Mi Cuerpo, Mi Derecho�, HIAS desarrollar�

dos eventos institucionales en:

- Metet�, Dari�n � 20 de abril de 2026

- Ciudad de Panam� � 27 de abril de 2026

A estos encuentros asistir�n instituciones p�blicas, organizaciones de la sociedad civil,

comunidades ind�genas, aliados estrat�gicos, l�deres comunitarios y beneficiarios/as del

proyecto, adem�s del equipo t�cnico de HIAS. Cada evento contar� con la participaci�n de

un total de 40 personas. Los eventos buscan presentar los resultados del proyecto, su

impacto en las poblaciones beneficiarias, fortalecer alianzas y reconocer los aportes de los

actores involucrados.

2. Objetivo de la contrataci�n

Contratar a un proveedor especializado que brinde servicios integrales de organizaci�n,

log�stica y producci�n para los dos eventos de cierre de campa�a del Proyecto AECID,

asegurando una ejecuci�n profesional, eficiente y acorde con los est�ndares institucionales

de HIAS.

3. Alcance del servicio

3.1. Log�stica general:

- Reserva y adecuaci�n de salones o espacios en Metet� y Ciudad de Panam�.

- Coordinaci�n log�stica completa, montaje previo, asistencia durante el evento y

desmontaje.

- Coordinaci�n con proveedores locales seg�n necesidad.

3.2. Decoraci�n y ambientaci�n:

- Ambientaci�n organizacional y profesional.

- Podio, mesa principal, manteler�a, flores u otros elementos aprobados.

- Backing organizacional o elementos visuales (proporcionados por HIAS).

3.3. Equipamiento t�cnico:

- Sonido profesional, micr�fonos inal�mbricos y consola.

- Proyector con pantalla o pantallas LED.

- Iluminaci�n adecuada seg�n el espacio.

- T�cnico audiovisual disponible durante toda la actividad.

3.4. Alimentaci�n:

- Coffee break liviano (galletas, frutas, jugos, etc).

- Estaci�n de t� y caf� permanente

- Agua disponible durante toda la jornada.

- Almuerzo tipo Buffet

3.5. Materiales para participantes:

- El proveedor deber� entregar a cada participante un kit organizacional que incluya una

carpeta, libreta para apuntes, bol�grafo y material informativo del evento. Adicionalmente,

deber� preparar y entregar reconocimientos dirigidos a las comunidades y aliados

participantes, conforme a las indicaciones y dise�os establecidos por el equipo de HIAS.

3.6. Registro y documentaci�n:

- Cobertura fotogr�fica profesional (m�nimo 20 fotos por evento).

- Entrega de fotograf�as editadas en formato digital.

-Video de ambos cierres, de m�ximo 2 minutos en formato para Instagram.

4 Responsabilidad financiera de la consultor�a

El proveedor o consultor�a seleccionada ser� responsable de asumir y gestionar

directamente todos los costos asociados a la organizaci�n y ejecuci�n de los eventos,

incluyendo, pero sin limitarse a:

? Alimentaci�n, incluyendo coffee break, almuerzos, bebidas, refrigerios y otros

insumos necesarios.

? Materiales para participantes, El proveedor deber� entregar a cada participante

un kit organizacional que incluya una carpeta, libreta para apuntes, bol�grafo y

material informativo del evento. Adicionalmente, deber� preparar y entregar

reconocimientos dirigidos a las comunidades y aliados participantes, conforme a

las indicaciones del proyecto

? Decoraci�n y ambientaci�n completa del espacio.

? Equipos y servicios t�cnicos, tales como sonido, micr�fonos, consola, proyector,

pantalla, iluminaci�n y personal t�cnico.

? Producci�n y log�stica integral, incluyendo transporte local requerido para el

montaje.

La consultor�a deber� garantizar la contrataci�n, pago y supervisi�n directa de todos los

bienes y servicios necesarios para el desarrollo exitoso de los eventos, entregando

productos de calidad profesional y cumpliendo los lineamientos de HIAS.

5. Productos esperados:

Informe final que incluya evidencia completa de la realizaci�n de cada evento, detallando la

log�stica y operaci�n ejecutada, as� como la entrega de todos los materiales institucionales

distribuidos y el registro fotogr�fico profesional, documentando de manera integral la

correcta ejecuci�n y los resultados alcanzados.

6. Fechas y ubicaciones

- Metet�, Dari�n: 20 de abril de 2026

- Ciudad de Panam�: 27 de abril de 2026

Duraci�n estimada: 3-4 horas por evento.

7. Perfil del proveedor

- M�nimo tres a�os de experiencia en organizaci�n de eventos.

- Capacidad comprobada para operar en Dari�n y Panam�.

- Personal t�cnico especializado en producci�n audiovisual.

- Portafolio y referencias previas.

8. Modalidad de pago

- 50% al presentar el plan log�stico aprobado.

- 50% al entregar el informe final y todos los productos.

9. Presentaci�n de propuestas

Los proveedores interesados deber�n enviar:

- Propuesta t�cnica detallada.

- Cronograma de ejecuci�n.

- Cotizaci�n desglosada por evento y total.

- Evidencia de experiencia previa.

10. Proceso de aplicaci�n

Las personas interesadas deber�n enviar su hoja de vida, propuesta t�cnica y propuesta

econ�mica a los correos electr�nicos [email protected] / [email protected]

a m�s tardar el 26 de marzo, fecha l�mite para la recepci�n de propuestas.

La propuesta econ�mica deber� detallar los costos asociados a la consultor�a y considerar

los requerimientos administrativos y fiscales establecidos por HIAS.