Audencia est une prestigieuse école de management basée en France (Paris, Nantes et La Roche-sur-Yon) et à l’International (Chine, Brésil, Australie, Espagne), dont l'objectif est de former des femmes et des hommes capables d’influencer et d’accompagner la société dans toutes ses transitions : économique, écologique, politique, médiatique, culturelle, sociale et technologique.
C'est également une entreprise en pleine croissance qui emploie plus de 530 collaborateurs et qui offre un environnement de travail épanouissant et respectueux des équilibres de vie.
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Votre rôle
Rattaché(e) à la Direction du campus parisien, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’activité en assurant un appui administratif, organisationnel et logistique au quotidien. Véritable facilitateur(trice), vous contribuez à la fluidité des échanges, au suivi des dossiers stratégiques et à la coordination des parties prenantes internes et externes, dans un environnement collaboratif et international.
Missions principales
1. Gestion administrative et organisationnelle
Gérer et organiser les agendas de la Direction (prise de rendez-vous, arbitrages, priorisation).
Organiser les déplacements professionnels (réservations, logistique) et assurer le suivi des notes de frais.
Piloter l’organisation administrative des réunions et événements internes et externes : convocations, ordres du jour, préparation des supports (comptes rendus, présentations), coordination logistique (restauration, hébergement, transport) en lien avec les équipes support et les directions concernées à Paris et à Nantes
Assurer la gestion administrative quotidienne : courriers, courriels, comptes rendus, archivage et gestion des boîtes mails génériques.
Rédiger, mettre en forme, traduire et diffuser les documents et supports internes et externes (présentations, rapports, notes, décisions), dans le respect de la charte graphique.
2. Interface et communication
Être l’interface entre la Direction, les équipes internes, les partenaires externes et les différents publics dans le cadre du suivi des projets.
Gérer, filtrer et prioriser les sollicitations internes et externes (mails, appels, courriers) et assurer un premier niveau de réponse lorsque nécessaire.
Rédiger et relire les communications internes et externes (emails, notes d’information, annonces).
Travailler en coordination étroite avec les autres assistant(e)s de direction basé.es à Nantes.
3. Suivi des dossiers et projets
Contribuer à la mise en œuvre et au suivi administratif, des dossiers et projets confiés par la Direction (projets notamment à visée commerciale ou relatifs au développement de la vie de campus).
Assurer le suivi des échéances, relancer les interlocuteurs et garantir la fiabilité des informations nécessaires à la prise de décision et au pilotage de l’activité.
Mettre à jour les tableaux de bord, fichiers de suivi et outils internes. Le cas échéant, créer de nouveaux items, en lien si nécessaire avec les services support.
Générer et suivre les demandes d’achats en garantissant une gestion budgétaire rigoureuse, contribuer à la mise en œuvre d’une politique d’achats responsables, alignée avec les objectifs stratégiques
4. Missions complémentaires
Contrôler la conformité de certains documents pédagogiques.
Contribuer à l’onboarding des nouveaux collaborateurs du Campus parisien.
Participer à l’amélioration continue des processus administratifs.
Profil recherché
Fort(e) d’une expérience confirmée en assistanat de direction ou gestion administrative, idéalement dans un environnement institutionnel ou d’enseignement supérieur, vous maîtrisez l’appui opérationnel à une direction et assurez la fluidité des informations ainsi que le suivi rigoureux des dossiers.
Reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l’organisation, vous gérez des agendas complexes, préparez réunions et événements, suivez les échéances et produisez des documents structurés et fiables dans le respect des exigences institutionnelles.
Doté(e) d’un excellent relationnel, vous travaillez avec une grande diversité d’interlocuteurs internes et externes, en adoptant une posture facilitatrice favorisant la coopération, la circulation de l’information et la qualité des relations professionnelles.
Vous faites preuve de diplomatie, de confidentialité et d’agilité et savez gérer des situations sensibles avec professionnalisme et sens du service.
À l’aise avec les outils bureautiques et numériques (Suite Office, Teams, systèmes d’information métier, IA), vous contribuez au suivi des activités, au reporting et à l’amélioration continue des processus administratifs.
Enfin, votre maîtrise de l’anglais professionnel vous permet d’évoluer efficacement dans un environnement à dimension internationale.
Conditions de travail :
Type de contrat : CDI, à pouvoir dès que possible.
Localisation : 122 boulevard Victor Hugo 93400 ST OUEN SUR SEINE (métro St Ouen)
Rémunération annuelle brute : 38K€ / 13 mois selon profil et expérience
Statut : Technicien, 35h
Télétravail : jusqu'à 2 jours / semaine, après 1 mois d'ancienneté
Horaires flexibles
Congés : 25 jours de congés payés + jours de modulation + jours CCI
Jours urgence familiale rémunérés
Mutuelle familiale prise en charge à 100%, Tickets Restaurants, CSE, accord d’intéressement