Position: Bilingual HR Administrator

Department: Human Resources

Employment Status: Full-time

Reports To: HR Manager

Location: Hybrid [Montreal or Toronto]

Salary Range: $45,000 – $48,000

Role Type: Replacement

Hiring Status: Current hiring

Your Career Opportunity

As a Bilingual HR Administrator, you will play a key role in supporting the day-to-day operations of the Human Resources function. This position offers the opportunity to build strong foundational HR experience while contributing to a fast-paced, collaborative environment. You will act as a first point of contact for employees in both English and French, supporting a wide range of HR processes including employee lifecycle administration, compliance, and HR systems. The ideal candidate should have strong numeracy skills, experience with HR procedures, have sound knowledge of labor laws and be able to multitask effectively.

How You Will Be Spending Your Time

Employee Support & Employee Relations

• Provide bilingual (French/English) HR support to employees and managers on day-to-day inquiries.
• Advise and support managers on employee relations matters, including performance management, coaching, and interpretation of HR policies.
• Conduct 30-60-90-day check-ins to support employee integration and provide actionable insights to managers to enhance engagement and performance.
• Manage the central HR inbox, ensuring timely and professional responses aligned with a 24-hour service standard.
• Prepare employment verification letters and other employee-related documentation in accordance with policies.

Talent Acquisition & Employee Lifecycle Management

• Partner with hiring managers to assess staffing needs and support workforce planning.
• Lead and support full-cycle recruitment, including job postings, sourcing, screening, interviewing, reference checks, selection, and offer preparation.
• Coordinate and support the full employee lifecycle, including onboarding, internal movements, and offboarding.
• Manage recruitment administration, including tracking, employment contracts, onboarding documentation, and supporting new hire orientation.
• Coordinate interview logistics and maintain strong candidate communication and experience.
• Participate in job fairs and recruitment events to support employer branding efforts.

 HR Operations, Benefits & Compliance

• Maintain accurate and up-to-date employee records in HRIS systems
• Administer the Employee Portal
• Administer group benefits and insurance programs, acting as liaison with providers and responding to employee inquiries.
• Manage employee leaves (maternity, paternity, parental, disability) in compliance with legislation and internal policies.
• Support payroll preparation and ensure data accuracy for HR transactions.
• Ensure compliance with employment legislation, internal policies, and HR best practices.
• Monitor employees holding temporary work permits, manage immigration compliance, provide proactive reminders regarding expiry dates, and advise employees and managers on immigration processes and updates.
• Track and update HR metrics, reports, and dashboards to support decision-making.

Projects & Process Improvement

• Support internal HR projects and continuous process improvement initiatives.
• Collaborate with cross-functional teams to enhance employee experience and operational efficiency.
• Prepare reports, analyze HR data, and contribute to initiatives that strengthen workplace culture.

Additional Responsibilities

• Perform other duties as assigned, contributing wherever your expertise can add value to the team.

Specialized Knowledge, Skills, and Attributes Required to be Successful

 Bilingual in French and English (spoken and written).

• 1–2 years of HR experience, preferably in a fast-paced environment.
• Strong attention to detail and excellent organizational skills.
• Ability to manage multiple priorities and meet deadlines efficiently.
• Discretion and the ability to handle confidential information with professionalism.
• Excellent interpersonal and communication skills, with the ability to build effective relationships at all levels.
• Experience working with HRIS systems; experience with UKG is an asset.
• Solid understanding of provincial and federal employment standards and HR best practices.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook).
• Ability to work independently while contributing effectively as part of a team.

Working Conditions

• Hybrid work environment
• Monday to Friday from 9:00 am – 5:00 pm (EST)
• 37.5 hours per week

Crew Advantages

• Competitive salary
• 3 weeks of vacation
• Medical and dental benefits
• Additional paid days: 5 Sick days and 2 personal days
• Employer RRSP contribution program
• Awesome travel benefits for you, your friends, and your family
• Employee Assistance Program (EAP) for you and your family members

Are You Ready to be part of the team?

If you’re interested in this opportunity, please submit your cover letter and resume to [email protected].

We thank all applicants for their interest; only those selected for further consideration will be contacted.

HIS values diversity in the workplace and is committed to employment equity. In accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA), HIS Canada Travel Inc. will provide accommodation, accessible formats, and communication support for the interview upon request and we will work with you to meet your accessibility needs.

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Poste : Administrateur RH bilingue

Département : Ressources humaines
Statut d'emploi : À temps plein

Rapports à : Responsable RH

Emplacement : Hybride [Montréal ou Toronto]

Fourchette salariale : 45 000 $ – 48 000 $

Type de rôle : Remplacement

Statut d'embauche : Recrutement actuel

Votre opportunité de carrière

En tant qu'administrateur RH bilingue, vous jouerez un rôle clé dans le soutien des opérations quotidiennes de la fonction RH. Ce poste offre l'opportunité de développer une solide expérience RH de base tout en contribuant à un environnement dynamique et collaboratif. Vous agirez comme premier point de contact pour les employés, en anglais et en français, en soutenant un large éventail de processus RH, y compris l'administration du cycle de vie des employés, la conformité et les systèmes RH. Le candidat idéal doit posséder de solides compétences en calcul, une expérience des procédures RH, une solide connaissance du droit du travail et être capable de gérer efficacement plusieurs tâches à la fois.

Comment tu vas passer ton temps

Soutien aux employés et relations avec les employés

• Fournir un soutien RH bilingue (français/anglais) aux employés et managers lors des demandes quotidiennes.
• Conseiller et soutenir les managers sur les questions relatives aux relations avec les employés, y compris la gestion de la performance, le coaching et l'interprétation des politiques RH.
• Effectuer des suivis de 30-60-90 jours pour soutenir l'intégration des employés et fournir des informations exploitables aux managers afin d'améliorer l'engagement et la performance.
• Gérer la boîte RH centrale, en veillant à des réponses rapides et professionnelles, conformes à une norme de service 24h/24.
• Préparer des lettres de vérification d'emploi et d'autres documents liés aux employés conformément aux politiques.

Acquisition de talents et gestion du cycle de vie des employés

• Collaborer avec les recruteurs pour évaluer les besoins en personnel et soutenir la planification des effectifs.
• Diriger et soutenez le recrutement en cycle complet, incluant les offres d'emploi, la recherche, la sélection, les entretiens, les vérifications de références, la sélection et la préparation des offres.
• Coordonner et soutenir tout le cycle de vie de l'employé, y compris l'intégration, les déplacements internes et les démarches.
• Gérer l'administration du recrutement, y compris le suivi, les contrats de travail, la documentation d'intégration et le soutien à l'orientation des nouveaux employés.
• Coordonner la logistique des entretiens et maintenez une forte communication et une expérience solide avec les candidats.
• Participer à des salons de l'emploi et des événements de recrutement pour soutenir les efforts de création de marque employeur.

RH Opérations, Avantages sociaux et Conformité

• Maintenir des dossiers d'employés précis et à jour dans les systèmes HRIS
• Administrer le portail des employés
• Administrer les avantages collectifs et les programmes d'assurance, agir en tant que liaison avec les prestataires et répondre aux demandes des employés.
• Gérer les congés des employés (maternité, paternité, parentalité, invalidité) conformément à la législation et aux politiques internes.
• Soutenir la préparation de la paie et assurer l'exactitude des données pour les transactions RH.
• Veiller au respect de la législation du travail, des politiques internes et des meilleures pratiques RH.
• Surveiller les employés titulaires de permis de travail temporaires, gérez la conformité à l'immigration, fournissez des rappels proactifs concernant les dates d'expiration et conseillez les employés et gestionnaires sur les processus et mises à jour en matière d'immigration.
• Suivre et mettez à jour les indicateurs RH, rapports et tableaux de bord pour soutenir la prise de décision.

Projets et amélioration des processus

• Soutenir les projets RH internes et les initiatives d'amélioration continue des processus.
• Collaborer avec des équipes interfonctionnelles pour améliorer l'expérience des employés et l'efficacité opérationnelle.
• Préparer des rapports, analyser les données RH et contribuer à des initiatives qui renforcent la culture d'entreprise.

Responsabilités supplémentaires

• Accomplir d'autres tâches assignées, en contribuant là où votre expertise peut apporter de la valeur à l'équipe.

Connaissances, compétences et attributs spécialisés nécessaires pour réussir

• Bilingue en français et en anglais (parlé et écrit).
• 1 à 2 ans d'expérience en ressources humaines, de préférence dans un environnement dynamique.
• Une grande attention aux détails et d'excellentes compétences organisationnelles.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter efficacement les délais.
• Discrétion et capacité à gérer des informations confidentielles avec professionnalisme.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, avec la capacité de construire des relations efficaces à tous les niveaux.
• Expérience avec les systèmes HRIS ; l'expérience avec UKG est un atout.
• Solide compréhension des normes d'emploi provinciales et fédérales ainsi que des meilleures pratiques RH.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Capacité à travailler de manière autonome tout en contribuant efficacement au sein d'une équipe.

Conditions de travail

• Environnement de travail hybride
• Du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00 (EST)
• 37,5 heures par semaine

Avantages de l'équipe

• Salaire compétitif
• 3 semaines de vacances
• Avantages médicaux et dentaires
• Jours payés supplémentaires : 5 jours de maladie et 2 jours personnels
• Programme de cotisations REER de l'employeur
• Des avantages de voyage formidables pour vous, vos amis et votre famille
• Programme d'aide aux employés (EAP) pour vous et les membres de votre famille

Êtes-vous prêt à faire partie de l'équipe ?

Si cette opportunité vous intéresse, veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV à [email protected].

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt ; Seules les personnes sélectionnées pour une considération plus approfondie seront contactées.

HIS valorise la diversité au travail et s'engage en faveur de l'équité en matière d'emploi. Conformément à la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (AODA), HIS Canada Travel Inc. fournira un hébergement, des formats accessibles et un soutien à la communication pour l'entretien sur demande, et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins en accessibilité.