Job Title: Inside Sales Coordinator I- North America East
Department: Inside Sales
Classification: Hourly, Non-Exempt
Reports to: Inside Sales Manager
Location of Position: Québec, Canada
Option for Hybrid
Job Qualifications:
1. AA in Business preferred but not required.
2. Possess excellent customer service skills, strong communication skills, positive attitude, punctuality, accountability, honesty/integrity.
3. Must be able to read and write fluently in both English and French.
4. Must be strongly detail-oriented and able to easily multi-task.
5. Should be able to independently initiate, prioritize, and perform or solve work problems and ultimately achieve work objectives to meet deadlines.
6. Must be able to work independently and as a team member.
7. Must be able to effectively communicate in written and verbal form with co-workers, supervisor, management, and customers.
8. Ability to effectively communicate interdepartmentally.
9. Ability to embrace change initiatives.
10. Follow written (Standard Operating Procedures -SOP’s, company memos & emails) and verbal instructions.
11. Demonstrate aptitude to learn on-the-job.
12. Possess a strong work ethic to positively contribute to the company’s mission, vision, values and environmental policy and quality policy.
13. Must be proficient in Microsoft Office (Excel, Word and Outlook).
14. Must support co-workers to obtain desired objectives and assist others in their contributions.
15. Ability to adapt to changing paces quickly without losing momentum.
16. Must be able to learn ERP systems to perform data entry & print reports.
17. Ability to provide customer support via phone and email.
18. Attentive to the task and own surroundings.
19. Ability to deliver respectful feedback.
Job Summary:
The purpose of this position is to provide accurate and timely customer order fulfillment and collaborate with the Inside Sales Team to ensure customer needs are met. Strong interdepartmental skills are a must, as this job ties sales, finance, logistics, and other functions to deliver a world-class customer experience. This position will focus on a wide geography, with 60% of time spent on Eastern Canada + Ontario and Manitoba territories, and 40% of time spent on Northeast and Coastal territories.
Job Duties:
1. Efficiently process customer orders.
2. Must be willing to help cover for team members when they are out of office.
3. Learn standards and maintain current knowledge of product before sale.
4. Continuously update customer information within assigned sales region regarding openings/closing of customer locations, change of ownership or sales contact and addresses or billing information.
5. Work in conjunction with Inside Sales Manager to resolve customer issues.
6. Work in conjunction with Finance Department to update account status and information as well as communicate to customers regarding Finance concerns
7. Inform customers of the status of shipments and/or issues with accounts, product, etc.
8. Confer with Inside Sales Manager or other personnel to assess progress and discuss needed changes
9. Continuously look for ways to improve process efficiency and notify Inside Sales Manager of observations and recommendations.
10. Maintain sanitary and safe work environment and follow safety requirements.
11. Ensure that company safety policies as well as federal, state and local safety and environmental regulations are observed.
12. Must have a complete understanding of company’s policies, SOPs, QPs, EPs, HACCP and cGMP that pertain to their department to ensure quality, safety, efficiency and sustainability.
13. Must adhere to all company policies.
14. Examine documents, materials, and products and monitor work processes to assess completeness, accuracy and conformance to standards and specifications.
15. Follow all SOPs in a given area.
16. Perform all other duties as assigned by Manager and/or designee.
Titre du poste: Coordonnateur(trice) des ventes internes I – Amérique du Nord Est
Département: Ventes internes
Relève de: Gestionnaire des ventes internes
Lieu du poste: Québec, Canada
Possibilité de travail hybride
Qualifications requises:
1. Diplôme d’études collégiales (DEC/AA) en business management, souhaité mais non obligatoire.
2. Posséder d’excellentes compétences en gestion de client et en communication; avoir une attitude positive, ainsi qu’un sens de la ponctualité, de la responsabilité et de l’intégrité.
3. Être capable d’offrir un soutien rigoureux aux clients par téléphone et par email.
4. Être très rigoureux(se), attentif(ive) aux détails et capable de gérer plusieurs tâches simultanément.
5. Être en mesure de prendre des initiatives, d’établir les priorités, de résoudre des problématiques liées au travail et d’atteindre les objectifs dans les délais prescrits.
6. apacité à travailler autant de manière autonome qu’en équipe.
7. Être capable de communiquer efficacement, tant à l’écrit qu’à l’oral, avec les collègues des différents départements, le management et les clients.
8. Capacité à accueillir et à soutenir les initiatives de changement.
9. Capacité à formuler et communiquer un feedback respectueux et constructif
10. Soutenir les collègues afin d’atteindre les objectifs communs et contribuer à leur réussite.
11. Suivre les instructions écrites (procédures opérationnelles normalisées – PON, notes internes et courriels) et verbales.
12. Démontrer une aptitude à se remettre en question et apprendre en continu.
13. Avoir une forte éthique de travail et contribuer positivement à la mission, à la vision, aux valeurs, ainsi qu’aux politiques environnementales et de qualité de l’entreprise.
14. Capacité à lire et à écrire couramment en anglais et en français.
15. Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word et Outlook).
16. Capacité à s’adapter rapidement à un rythme de travail changeant sans perdre en efficacité.
17. Capacité à apprendre et à utiliser des systèmes ERP pour la saisie de données et l’impression de rapports.
Sommaire du poste:
L’objectif principal de ce poste est d’assurer un traitement efficace, correct et rapide des commandes clients, tout en collaborant étroitement avec l’équipe des ventes internes afin de répondre aux besoins de la clientèle. De solides compétences interservices sont essentielles, ce rôle faisant le lien entre les ventes, les finances, la logistique et d’autres départements internes afin d’offrir une expérience client unique.
Le poste couvre un vaste territoire géographique, avec environ 60 % du temps consacré au Canada de l’Est (incluant l’Ontario et le Manitoba) et 40 % au Nord Est des États Unis et aux territoires côtiers.
Responsabilités principales:
1. Traiter efficacement les commandes des clients.
2. Apprendre les normes et maintenir à jour ses connaissances des produits, promotions et services.
3. Mettre continuellement à jour les informations clients de votre région (ouvertures/fermetures de sites, changements de propriété, contacts commerciaux, adresses ou renseignements de facturation).
4. Collaborer avec les membres de l’équipe des ventes internes pour pouvoir résoudre les enjeux clients.
5. Travailler conjointement avec le département finance pour mettre à jour l’état et les informations des comptes, et communiquer avec les clients concernant leurs potentielles questions financières.
6. Informer les clients de l’état des expéditions et/ou de tout enjeu lié aux comptes, aux produits ou autres.
7. Consulter le ou la responsable des ventes internes ou d’autres membres du personnel afin d’évaluer les progrès et de discuter des ajustements nécessaires.
8. Rechercher continuellement des occasions d’améliorer l’efficacité des processus et transmettre les observations et recommandations au ou à la responsable des ventes internes.
9. Maintenir un environnement de travail propre, sécuritaire et conforme aux exigences en matière de santé et sécurité.
10. Veiller au respect des politiques de sécurité de l’entreprise ainsi que des règlements fédéraux, provinciaux et municipaux en matière de sécurité et d’environnement.
11. Avoir une compréhension complète des politiques de l’entreprise, des PON, des politiques qualité (QP), environnementales (EP), ainsi que des normes HACCP et cGMP propres au département, afin d’assurer la qualité, la sécurité, l’efficacité et la durabilité.
12. Respecter toutes les politiques de l’entreprise.
13. Examiner les documents, le matériel et les produits, et surveiller les processus de travail afin d’en évaluer l’exhaustivité, l’exactitude et la conformité aux normes établies.
14. Respecter toutes les procédures opérationnelles normalisées (PON) applicables.
15. Exécuter toute autre tâche connexe assignée par le ou la gestionnaire et/ou son ou sa délégué(e).
16. Être disposé(e) à remplacer les membres de l’équipe lors de leurs absences.