Job Description:
Es responsable de organizar y coordinar la operación y los procedimientos de la oficina para asegurar la efectividad y eficiencia organizacional. Además, provee servicios de supervisión de las funciones administrativas, garantizando el soporte logístico y operativo necesario para el buen funcionamiento del equipo. Paralelamente, brinda asistencia directa al Gerente General en la gestión de agenda, atención de requerimientos del personal que le reporta, elaboración de informes y coordinación de comunicaciones estratégicas.
Responsabilidades:
Administración de oficina
· Supervisar el funcionamiento diario de la oficina (servicios, insumos, proveedores).
· Control de correspondencia y recepción de visitas.
· Mantener al día el control de accesos a oficina, alarmas y otros servicios de emergencia.
· Mantener al día la compra y pago de los suministros y servicios para el adecuado funcionamiento de la oficina.
· Mantenimiento de los archivos de la oficina.
· Coordinar servicio de limpieza y recolección de basura.
· Coordinar gestión del parqueo de la empresa y personal relacionado.
· Coordinar el mantenimiento de la infraestructura de la oficina y de las sucursales.
· Velar por las necesidades de suministro de materiales, equipo y mobiliario.
· Verificar la recepción de materiales, equipo y mobiliario.
· Dar servicio a las diferentes áreas de la empresa en tiempo requerido.
· Mantener la oficina organizada.
· Coordinar agendas, reuniones internas y externas.
· Gestión de reservaciones de salas de reuniones.
· Gestionar documentación, archivo físico y digital.
· Apoyar en la organización de eventos corporativos y capacitaciones de la empresa.
· Apoyar en gestión y tramitología de gastos de la oficina (Proveedores y gastos internos varios)
Asistencia a la Gerencia General
· Filtrar y canalizar comunicaciones internas y externas.
· Filtrar y canalizar necesidades de personal interno relacionadas a la gerencia.
· Filtrar y canalizar necesidades de personeros externos relacionadas a la gerencia.
· Ayudar con la coordinación de la agenda del Gerente General y coordinar citas estratégicas.
· Apoyar en la preparación de informes, presentaciones y comunicaciones ejecutivas.
· Apoyar en el seguimiento de proyectos y tareas delegadas.
· Participar en reuniones clave y elaborar minutas o resúmenes ejecutivos.
· Ejecutar cualquier otro requerimiento o necesidad de la Gerencia General
· Optimizar los procesos internos para mejorar la eficiencia operativa.
· Manejar las relaciones con proveedores, clientes y otras entidades externas.
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