Au sein de la Direction Opérations Administratives, nous recrutons un Gestionnaire Administratif (F/H) en contrat à durée déterminée sur notre campus de Toulon pour une durée de 4 mois.
Vous travaillerez au sein d’une équipe de 12 personnes réparties sur les campus de Talence et Marseille et Toulon.
VOS MISSIONS PRINCIPALES SERONT LES SUIVANTES
1) Assurer la circulation de l’information auprès des parties prenantes internes et
Externes
- Renseigner, conseiller et suivre les étudiants et entreprises sur les formations en Alternance et sur les formalités de mise en œuvre (requis, financement, conventionnement, contractualisation, …)
- Informer sur les droits et devoirs des entreprises et des alternants (selon la législation en vigueur)
- Assurer un accueil physique et téléphonique
- Traiter les mails reçus sur la boîte mail générique
2) Assurer le montage des dossiers d’alternance : gestion administrative et financière
jusqu’à l’acceptation de la prise en charge
- Assurer la gestion et le suivi des contrats d’apprentissage et de professionnalisation en fonction des places disponibles
- Gérer les dossiers des alternants (conventions, cerfa, etc.)
- Veiller à la conformité réglementaire des dossiers en lien avec les OPCO, les DREETS, et la réglementation en vigueur
- En collaboration avec la Responsable du service, établir des suivis réguliers des effectifs
- Suivre les accords de prises en charge des contrats d’alternance
- Assurer un suivi auprès des stagiaires de la formation professionnelle dans la limite des places disponibles et en veillant au respect du cadre juridique et interne de l’Ecole
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes Partenariats/Relation Recruteurs pour assurer un suivi fluide des alternants et des partenariats Entreprise.
- Gérer et enregistrer les ruptures de contrats d’Alternance N et N-1
3) Contribuer à l’amélioration continue du service
- Participer à des projets transverses
- Identifier et analyser les dysfonctionnements éventuels et proposer des solutions en
lien avec la Responsable du service
PROFIL RECHERCHE ET COMPETENCES METIER
® Expérience significative souhaitée sur un poste similaire
® Connaissances de la réglementation applicable à l’Alternance (Apprentissage/ Professionnalisation)
® Maîtrise des procédures administratives liées à l’Apprentissage
® Compétences relationnelles et en négociation clients via différents canaux de communication (mails, téléphone, face à face)
® Maitrise d’Office 365, notamment Excel
® Capacité à travailler en équipe, en transversalité et à distance
® Capacité d’organisation, priorisation et rigueur
® Niveau d’anglais B1 minimum, B2 souhaité
SOFT SKILLS
® Autonomie
® Sens du service client
® Adaptabilité, flexibilité
® Diplomatie
® Réactivité
® Être force de proposition
Type d'emploi : Temps plein / CDD
Statut Non cadre
Rémunération fixe sur 13 mois
30 jours ouvrés de congés payés/an + 20 JRTT/an
Autres avantages : carte ticket restaurant + prime de transport + accès salle de sport + mutuelle et prévoyance
Prise de poste : dès que possible
L’ensemble des Collaborateurs et des Collaboratrices de l’Ecole sont sensibilisés sur les questions d’inclusivité, qu’il s’agisse du handicap, du genre ou de l’égalité des chances. Notre école accorde une importance clé à l’inclusivité qui s’incarne dans deux de nos piliers stratégiques : durabilité/pérennité et inclusivité.